Las oficinas no son únicamente el lugar de encuentro de los empleados de una empresa. Tienen, además, la función de almacenar documentos y objetos valiosos para las compañías, motivo por el cual es fundamental que dispongan de un sistema de seguridad de calidad.

Si estás al frente de un negocio y has abierto un espacio o estás pensando en hacerlo, es importante que estés al tanto de cuáles son las medidas de prevención que debes tomar para proteger tu lugar de trabajo.

A continuación, te proporcionamos unos consejos de seguridad al respecto.

Medidas preventivas para la seguridad externa de la oficina

Cuando hablamos de proteger nuestro puesto de trabajo, cabe destacar que existen dos ámbitos que conviene asegurar: el externo y el interno. La seguridad externa se basa en instaurar una serie de medidas preventivas que eviten el acceso de personas extrañas tanto al lugar como a la información confidencial.

Teniendo esto en cuenta, vamos a darte una serie de consejos que sirvan tanto para el espacio físico como a nivel cibernético.

Instala una alarma antirrobo en el local

Asegurar el espacio de trabajo para prevenir que algún delincuente pueda acceder al interior con la intención de robar es clave para la seguridad. Una de las medidas de prevención más eficaces para la oficina es instalar una alarma, preferiblemente con un sistema de videovigilancia.

Las alarmas actuales disponen de sistemas muy sofisticados que permiten conectarlas a una central receptora de alarmas. Estas son a su vez las encargadas de confirmar la presencia de un intruso a través de las cámaras o de un vigilante.

Si confirman el peligro, se encargan de avisar a la policía. De esta forma, protegerías tu oficina de un posible robo.

Utiliza cerraduras inteligentes

El acceso con llave es lo habitual en cualquier lugar de trabajo, pero las cerraduras convencionales son mucho más vulnerables. Por lo tanto, otra clave fundamental consisten en instalar cerraduras sin llaves en tu local.

Este tipo de cerraduras inteligentes se vinculan a una aplicación que generalmente se maneja desde el teléfono móvil. Desde ahí te encargarías de abrir y cerrar las puertas. Se trata de una medida mucho más segura, porque este tipo de cierres no pueden forzarse.

Para acceder al interior en este caso, el ladrón se vería obligado a tumbar la puerta, algo poco probable ya que es una manera sencilla de alertar de su presencia.

Coloca puertas y ventanas a prueba de robos

Otra forma efectiva de evitar que entren ladrones es instalar ventanas y puertas que tengan bisagras y cerraduras lo más resistentes posibles. Aunque esto no imposibilita el acceso, el objetivo principal es dificultarlo lo máximo posible.

Si consigues retrasar lo suficiente al ladrón, lo más probable es que desista en su intento de acceder a tu oficina. Y, si este no es el caso, pasar demasiado tiempo intentando abrir la ventana o la puerta aumenta las posibilidades de que acabe delatando su presencia.

Medidas preventivas para la seguridad interna de la oficina

Cómo ya hemos dicho antes, los robos no son solo materiales y no necesariamente los comete siempre una persona ajena a la empresa. La seguridad del espacio de trabajo es, por tanto, mucho más compleja de lo que parece.

Cabe la posibilidad de que tengas que enfrentarte a robos internos, bien de cosas valiosas (cuidado si tienes una caja fuerte en la oficina) o bien de documentación importante. Para aumentar la protección al máximo, ten presentes estos consejos de seguridad interna.

Coloca cajones con llave

Limitar el acceso a la documentación que se guarde en los cajones es clave. Se trata de una forma de prevenir que demasiadas personas tengan paso al interior y, en consecuencia, puedan llevarse algo que no les pertenece.

Lo ideal en este caso es establecer un sistema por el cual un grupo de reducido de usuarios tengan una o varias llaves en función de la documentación que necesiten para el desempeño de su trabajo.

Piensa en un empleado del departamento de Recursos Humanos que no necesita tener a mano documentación relacionada con la contabilidad. En caso de que haga falta algo concreto, siempre se la podrá pedir a un compañero.

Configura el router con la mayor seguridad posible

Los ataques cibernéticos son cada vez más comunes, por lo que asegurar la red de internet es muy importante como medida de prevención. Conviene que prestes atención a las opciones de seguridad del router de la oficina.

Tienes dos opciones: puedes aprender a configurar el sistema de seguridad tú mismo en caso de tener conocimientos de informática; o, si no dispones de esa habilidad, te recomendamos invertir un poco más y hacerte con un router de clase empresarial.

Estos dispositivos específicos para empresas son la opción más fiable, ya que vienen con un sistema incorporado que ofrece unas prestaciones de seguridad muy completas.

Protege las contraseñas

Las claves son un elemento fundamental en lo que se refiere a seguridad. Utiliza en todo momento contraseñas complejas que no se puedan vulnerar fácilmente, mezclando diferentes tipos de caracteres.

Sabemos que la tendencia habitual es elegir palabras o números fáciles de recordar, pero es importante que emplees la otra opción. A la larga te compensará, ya que de esta forma resultará mucho más difícil quebrar la seguridad de tu sistema.

Mantente alerta y forma a los empleados para que hagan lo mismo

En cuestiones de ciberseguridad, lo más común es que los ciberdelincuentes acaben accediendo a una empresa por el descuido de alguien interno. Aunque parezca obvio, lo cierto es que cualquier mensaje de spam en el que pinches por un descuido puede abrir la puerta de un hacker informático.

Para evitar que esto suceda, verifica siempre la fuente de envío de tus correos electrónicos, y forma a los empleados para que hagan lo mismo. Por otra parte, ten mucho cuidado a la hora de realizar trasferencias y envíos urgentes.

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